南开大学医学院学生档案管理办法（暂行）

第一条为进一步规范学院学生档案管理工作，根据相关规定，结合我院实际，制定本办法。

第二条学生档案是指我院培养的本科生和研究生的档案，内容包括学生在各学习阶段学籍、成绩、健康、考核、入学、毕业、奖惩材料及党团组织材料等，是反映学生经历和德智体美劳等方面表现情况的文件资料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。

第三条学生档案管理工作包括学院对学生档案材料的收集、整理、审查、归（建）档、保管、转递等工作。学院学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，在学校学生档案室指导下同相关部门密切配合开展工作。

第四条新生档案的归档移交。本科新生档案应由学生原所在学校通过机要转递至学校招生办公室后移交至学院（特殊情况下可由学生本人自带移交，但须严格审查），学院学生工作办公室统一收集齐全后，进行初步整理归档；研究生新生档案应由学生原所在学校或单位通过机要转递至学院研究生教学办（特殊情况下可由学生本人自带移交，但须严格审查），学院研究生教学办统一收集齐全后移交至学生工作办公室进行整理归档。

新生档案应于规定时限内寄（送）达。新生入学报到后，学院有关责任人应在规定期限内审查档案和其他须审验材料，对新生资格进行审查并做好记录。档案审查发现弄虚作假的，应及时向学校有关部门报告；发现材料不齐全的，应及时了解情况催调补齐，确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录中作标注，并在移交学校学生档案室时进行说明，审查时发现关键材料缺失的，处理时须向学校有关部门书面请示。

学院学生工作办公室审查学籍、工作情况、团组织等档案材料，并将党员党组织材料、非党员入党申请相关材料（包括入党申请书、思想汇报、入党积极分子考察表、政审等材料）移交至学院党委办公室审查，学院党委办公室审查毕，将正式党员党组织材料移交至学院学生工作办公室归至学生档案，其他材料留存学院党委办公室。新生资格审查完毕后，学院学生工作办公室负责学生档案整理后及时移交（按学号排序）至学校学生档案室，学校学生档案室统一立卷归档、集中管理。所有档案的移交须填写《档案资料移交登记表》。

第五条档案留存学院期间，须专人管理，落锁保管，确保档案安全有序。

第六条学生在校期间档案应及时收集整理充实完善，学生毕业时档案一般应包含：

1.入学材料：本科生一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书等材料；硕士研究生除原本科毕业档案应有材料外，还应包括报考攻读硕士学位研究生登记表（推荐免试攻读硕士学位研究生登记表），博士研究生应该包括报考攻读博士学位研究生登记表（推荐免试直接攻读博士学位登记表或在校硕士生提前攻读博士学位申请表）等。

2.学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修课程成绩表等。

3.学籍材料：各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

4.鉴定材料：各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定等。

5.实习材料：各学习阶段实习鉴定表等。

6.毕业材料：高校毕业生登记表、毕业生就业通知书等。

7.学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料。

8.奖惩材料：在校期间获得各级各类表彰奖励荣誉称号登记表及其他获奖评审证明材料；在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类惩处决定材料。

9.组织材料：入党（团）申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料；参加民主党派的申请书、登记表等。

10.体检材料：入学体检表、复查体检表、毕业体检表等。

11.出国（出境）材料：因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料。

12工作材料：入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料。

13.其他具有保存价值应予归档的学生个人材料。

学生在校期间需归档保存的奖惩、学籍变动、党团组织材料应由各项工作负责人随时收集，集中移交至学校学生档案室归档。

第七条学生由于毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡、转学、转专业、留级、延期毕业等原因发生学籍变更的，学籍管理部门（负责人）应及时将学生学籍变更通知书送至学生工作办公室，学生工作办公室及时协调学生档案室办理档案转递手续。

第八条毕业生档案转递由学校学生档案室负责，学院学生工作办公室密切配合。已落实就业单位并签订就业协议书的，档案按当年的就业方案进行转递；国内继续深造的，档案寄送至录取院校；委培定向招收的，按定向或委培培养合同中协定方式进行档案转递；出国（境）留学的、因故不参加就业或未落实就业单位的，在规定时限内可由学校学生档案室托管或根据毕业生意向将其档案寄送至生源地人事部门代管。

第九条档案的调阅。学生不得擅自查阅档案，查阅档案必须持证明或介绍信，且有两人或两人以上同时在场，方可查阅；查阅档案要做好保密工作，不得向无关人员传播档案内容，未经允许不得转抄或复印；爱护档案材料，严禁涂改勾画档案材料。

第十条本办法由学院党委负责解释。

档案资料移交登记表