第一章  目 的

        为进一步规范会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各课题组或个人使用会议室的规定及申请使用流程，现对重点实验室的会议室使用作如下规定：

第二章  定 义

        会议室指的是元素有机化学国家重点实验室现有的会议室，包括石先楼202、六教201\222\422以及绿楼504会议室。

        会议室用途：课题组组会、学术报告、毕业论文答辩、招聘面试、招生面试、以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所。

第三章  会议室使用规定

1.  5个会议室均由办公室和物业统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；
2. 课题组组会需要使用会议室时，按照《会议室使用信息（固定时间）》表进行；毕业论文答辩需要使用会议室时，按照当年毕业答辩时间安排预留会议室，若此时间有其他会议或活动预定会议室，再作调整。
3.  课题组或个人需要临时使用会议室时，需提前一天向办公室提出申请并填写《会议室临时使用登记单》，经办公室准许后方可使用。
4. 使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的课题组或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的课题组或个人。
5. 按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但办公室不负责协商，由使用者自己协商。
6. 遇到重点实验室紧急及重要会议时，已申请使用会议室的课题组或个人，在不能调换的情况下，应从大局考虑，重要会议与系所集体活动优先。
7. 课题组及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，办公室有权对会议室的使用权另作安排。
8. 课题组及个人应在预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知办公室，如在紧接的时间段内已安排了给其他课题组或个人使用，超时使用的课题组或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。
9. 会议室使用期间，使用个人或课题组需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。
10. 任何课题组或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。
11. 会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。
12. 如课题组或个人临时取消申请，再使用时需重新申请。

第四章  程序

1、申请流程

1)   课题组或个人到办公室或各楼宇门卫室查询会议室的使用状况；

2)   课题组或个人向办公室申请并提出所需使用会议室的大小要求，填写《会议室临时使用登记单》（附件1）；

3)   办公室根据课题组或个人的申请需求做安排，将在固定时间使用会议室的情况记录在《会议室使用信息（固定时间）》表中；

4)   办公室将《会议室使用信息（固定时间）》表登录在重点实验室网页上，同时张贴在办公室和各楼宇门卫室；

5)   课题组或个人按正确的申请时间使用会议室。

2、使用流程

1)   课题组或个人按会议室使用规定正确使用会议室，否则取消其使用资格。

2)   课题组或个人在使用之前先检查会议室的各种设施（包括桌、椅、音响设备、电脑、投影机、遥控、鼠标、白板等），若发现有设备丢失或损坏及时向门卫师傅或办公室老师反馈。

3、交还流程

1)   课题组或个人使用完毕后，自行检查会议室各设施（包括桌、椅、音响设备、电脑、投影机、白板等），保证没有任何问题后，填写《会议室使用登记表》（附件2）。

2)   会议结束后，门卫师傅锁门时应再次检查各设施是否完好。

3)   若门卫师傅发现有相应东西缺损，本次会议使用者应付全部责任。

        本规定自下发之日起执行，由重点实验室办公室负责解释。

 2017年6月                                             

附件1：会议室临时使用登记单

附件2：会议室使用登记表

附件1：

会议室临时使用登记单（第一联）

登记时间：     年   月   日

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会议室临时使用登记单（第二联）

登记时间：     年   月   日

注：第一联由重点实验室办公室留存；

第二联为借用者使用凭证，请妥善保存。

附件2：

会议室使用登记表